Uma das perguntas mais frequentes de quem organiza um evento é como montar a lista de convidados. Num primeiro momento, parece muito simples, basta relacionar todos os conhecidos e é por aí mesmo que sugerimos começar. Essa lista crua é essencial para dimensionar e direcionar algumas decisões a serem tomadas, por exemplo, se o local da festa e da igreja comportam o número de convidados.

Se não tiver limites para gastos esta será sua única preocupação, mas sabemos que na maioria dos casos, não é bem assim e portanto há um teto para os gastos e consequentemente um número máximo de convidados. Sendo assim, a segunda etapa é classificar os convidados em categorias que vão desde “tem que ser convidados” até “se der convidamos”. Ao término desta classificação passe a régua onde o orçamento determinar.

Não deixe de consultar pais, mães e irmão para ver se eles tem alguma inclusão a fazer, mas deixe claro o limite de convidados que vocês tem como objetivo. Muitas vezes eles até dão uma ajudinha nos custos para incluir mais alguns amigos.

Lembre-se que às vezes o convite a uma família pode se estender a outras pessoas, por exemplo, se o casal convidado tem filhos casados, este convite pode vir a incluir genro ou nora. É preciso ter em mente que estes “extras” podem acontecer.

Definidos os convidados, pense em como serão tratados seus convidados. Se for com formalidade use os tratamentos necessários (Sr., Dr., Sra.) e os nomes completos, isso requer uma pesquisa do nome de alguns convidados que conhecemos bem, mas não tanto a ponto de saber exatamente o nome completo. Caso a lista seja mais informal, então pode-se tratar por “Fulano e Fulana” ou “Aos Amigos Fulano e Fulana”. A lista que será usada pelo calígrafo deve conter os nomes exatamente como serão subscritos.

Quando for enviar a lista, digite no computador, em maiúsculas e minúsculas e inclua os tratamentos, porque alguns nomes podem ser usados para homens e mulheres, como é o caso de Darli, Ariel e em italiano, por exemplo, Andrea que é masculino. Anote também, se for usar “e sra.” ou “e família”. Não conte com o óbvio, o calígrafo não tem que ser adivinha, deixe claro e escreva exatamente como deve ser feito.

Caso o calígrafo fique responsável pela montagem, inclua na listagem os cartões e as quantidades de cada tipo de cartão, nesses casos sugerimos fazer uma tabela para que fique bem definido o que vai em cada convite. Cuidado para não mandar tabelas complexas de excel em planilhas separadas, mande uma lista corrida e bem limpa, sem mil cores, ou negritos e itálicos. Se não tiver cartões, então mande a lista em texto mesmo.

Se precisar, separe a lista em partes, como família da noiva, amigos da noiva, colegas de trabalho da noiva, família do noivo e assim por diante. Na hora de distribuir, você vai reduzir em muito o tempo.

Enumere a lista para seu controle e aproveite os recursos do excel para somar os cartões, não é raro clientes se preocuparem com a quantidade de convites e extrapolarem a quantidade de cartões.

Boa sorte na montagem da sua lista.